Základný pracovný princíp technológie RFID nie je zložitý: po vstupe štítku do magnetického poľa prijme rádiofrekvenčný signál odoslaný čítačkou a prenesie informácie o produkte (PassiveTag, pasívny štítok alebo pasívny štítok) uložené v čipe s energia získaná indukovaným prúdom, Alebo aktívne vysielať signál určitej frekvencie (ActiveTag, aktívny tag alebo aktívny tag); po prečítaní a dekódovaní informácií čítačkou sú tieto odoslané do centrálneho informačného systému na súvisiace spracovanie údajov.
Systém RFID (Radio Frequency Identification) pozostáva z dvoch častí: čítacej/zápisovej jednotky a elektronického vysielača s prijímačom. Čítačka vysiela elektromagnetické impulzy cez anténu a transceiver prijíma tieto impulzy a odošle uložené informácie do čítačky ako odpoveď. V skutočnosti ide o bezkontaktné čítanie, zapisovanie alebo mazanie dát v pamäti.
Technicky sa „inteligentný štítok“ skladá z obvodu RFID, ktorý obsahuje čip RFID s rádiofrekvenčnou časťou RFID a slučku ultratenkej antény, ktorá je vložená do štítku spolu s tenkou plastovou fóliou. Zvyčajne je na tento štítok pripevnený papierový štítok a niektoré dôležité informácie môžu byť jasne vytlačené na papierovom štítku. Súčasné inteligentné štítky majú vo všeobecnosti veľkosť kreditnej karty. Na drobný tovar sú určené etikety s rozmerom 4,5 × 4,5 cm a na CD a DVD sú aj kruhové etikety s priemerom 4,7 cm.
Výhodou technológie transceivera v porovnaní s inými technológiami ID, ako sú čiarové kódy alebo magnetické prúžky, je bezdrôtové prepojenie medzi čítačkou a transceiverom: jednotka na čítanie/zápis nevyžaduje vizuálny kontakt s transceiverom, takže sa môže plne integrovať do produktu. To znamená, že transceiver je vhodný do drsného prostredia a transceiver nie je citlivý na vlhkosť, nečistoty a mechanické vplyvy. Preto má systém transceiveru veľmi vysokú spoľahlivosť čítania, rýchly zber dát a v neposlednom rade úsporu práce a papiera.